O contexto

Sempre que iniciamos uma implantação, uma das tabelas básicas que é levantada e trabalhada com o cliente é a tabela de Centro de Custo.

A tabela de Centro de Custo será utilizada em diversos processos do sistema, não apenas voltadas para o custo, mas também para alocar a receita, por exemplo. Sempre utilizamos a metáfora que os centros de custos são gavetas aonde armazenamos os documentos, ou seja, caso eu queira saber quanto um determinado empreendimento, ou um determinado setor da empresa gastou, sempre vou a esta gaveta e olho todos os custos ali alocados.

O grande problema em relação a estrutura de centro de custo é a implantação. O que nós queremos dizer com isto?

Bem, no momento da implantação do sistema, dependendo do consultor de implantação, ele cobra a construção desta tabela mas sem entrar em detalhes dos impactos que ela pode ter no futuro por causa de sua visão, muitas vezes míopes ou , até mesmo por desconhecimento do processo do cliente, o que gera, depois do inicio da utilização do sistema, aquela sensação de que a estrutura de centros de custos não é a ideal e não atende a empresa.

Em diversos projetos da Ethos, vislumbramos situações em que a estrutura não condiz com a necessidade da empresa ou que, com mais de uma coligada as estruturas foram criadas de maneiras diferentes, gerando, no momento de consolidar as informações do grupo empresarial, grande dificuldade ou até impossibilidade de criação de relatórios gerenciais de todo o grupo.

Entender como funciona a estrutura de centro de custo, a ausência da estrutura global (para todas as coligadas) e todas nuances deste cadastro é extremamente importante para um consultor e para quem opera esta estrutura.

Ok, você se identificou com este problema, mas vem a pergunta, existe solução?

Soluções

Solução 1: Criar uma nova estrutura dentro da máscara atual

Uma das soluções mais adotadas e que é a mais fácil de ser implementada a a criação, quando possível, de uma estrutura dentro da máscara utilizada.

Vamos imaginar a péssima máscara ##.## e vamos ao exemplo:

Uma empresa, uma indústria, possui a seguinte estrutura, mal criada no momento da implantação:

Máscara  ##.##
01 Custos Administrativos
01.01 Custos com pessoal
01.02 Custos comerciais
01.03 Custos com TI
 …
04 Custos de Produção
04.01 Matéria Prima
 …

Esta empresa, pensando em organizar melhor seus centros de custos, gostaria de unificar a estrutura de custos, ou seja, jogar todos os custos em um só grupo, mesmo sendo produção ou administrativo (apenas à título de exemplo, já que esta solução é ruim).

Como fazer neste caso?

A solução mais adotada, seria criar um novo grupo, por exemplo, um grupo 10 e criar novos centros de custos nele, inativando os antigos. A estrutura ficaria algo do tipo:

Máscara  ##.## Situação
01 Custos Administrativos Inativo
01.01 Custos com pessoal Inativo
01.02 Custos comerciais Inativo
01.03 Custos com TI Inativo
 …
04 Custos de Produção Inativo
04.01 Matéria Prima Inativo
 …
10 Custos
10.01 Custos com pessoal Ativo
10.02 Custos comerciais Ativo
10.03 Custos com TI Ativo
10.04 Custos com Matéria Prima Ativo
..

 

Pontos positivos desta abordagem

  1. Não é preciso muito ajuste no sistema, apenas inativar e ativar os novos centros de custos
  2. Pode ser feito pela empresa sem a necessidade de um consultor

Pontos negativos desta abordagem

  1. A empresa continua com uma máscara limitada
  2. A estrutura está engessada
  3. Limita a soluções não ideais de organização
  4. Não carrega os lançamentos realizados nos centros de custos antigos para os novos

Solução 2: Criar uma nova máscara de centro de custo

Esta solução é a mais complexa e deve ser feita por uma consultoria especializada e qualificada para tal.

Nesta mesma indústria, após avaliar toda estrutura de direcionamento de custos e receitas, chegou-se a conclusão que a máscara ideal para a empresa seria ##.##.##.##.

Esta estrutura daria toda a possibilidade de crescimento e flexibilidade desejadas, inclusive já preparando para que, em caso de novos negócios serem adicionados a empresa, a estrutura de centro de custos seja capaz de absorvê-los de maneira padronizada.

Este exemplo não reproduz uma situação real aplicada, apenas para fins didáticos os centros de custos foram montados desta maneira. É extremamente importante tratar corretamente a máscara e a nova estrutura com consultores experientes, pois este é um processo crítico e estrutural para a empresa.

Seguindo então a ideia, a estrutura da empresa ficou desta maneira:

01 Indústria X
01.02 Custos de Produção
01.02.01 Custos com Materiais
01.02.01.01 Custos com Matéria Prima
01.02.02 Custos com MO de Produção
01.02.02.01 Custos MO Forno
99 Custos Compartilhados
99.01 Custos de MO Entre empresas
99.01.01 MO de TI
99.01.02 MO do Financeiro

Depois de desenhada esta estrutura nova, o próximo passo é realizar um “de-para”, ou seja, essa solução irá eliminar a estrutura antiga e criar uma nova, para que não haja nenhum registro inválido na base de dados, é necessário que este de-para seja de 1 para 1, ou seja, um centro de custo antigo deve responder somente a um centro de custo novo e um centro de custo novo deve possuir apenas um centro de custo antigo.

Feito este de-para, a próxima tarefa do consultor é validar a estrutura em base teste e criar o script que fará a migração.

A Ethos tem uma grande expertise neste script, tendo desenvolvido sua própria versão, com controle de erros e um log detalhado e, com isto, realizou, com sucesso diversas migrações de centro de custo sem perder nenhuma informação e sem gerar nenhuma inconsistência.

Se você tiver interesse em realizar esta modificação ou ter um orçamento sobre nosso script, entre em contato.

Após a execução e validação em base teste é recomendável criar um treinamento para usuários informando o que mudará antes de realizar a mudança na base oficial.

Nesta solução você não terá mais a estrutura antiga, todos os lançamentos serão migrados para a nova estrutura.

Pontos positivos desta abordagem

  1. Uma nova máscara é implementada visando as futuras necessidades da empresa
  2. Não há limitações para organizar os novos centros de custo
  3. Atribui um novo centro de custo a todos os lançamentos antigos
  4. Garantia de funcionamento sem deixar registros órfãos

Pontos negativos desta abordagem

  1. Necessita de consultoria especializada e capacitada

Conclusão

Para qualquer que seja seu problema com a tabela de centro de custo, é sempre bom avaliar se sua máscara atende as necessidades e realizar um bom projeto, visando o futuro da empresa.

Conte sempre com o apoio de profissionais experientes para este tipo de trabalho, procure empresas que contem com profissionais certificados em banco de dados e com vasta experiência no sistema TOTVS RM.

Uma tabela organizada de centro de custo poderá fornecer mais informações e facilitar itens que dependem desta tabela como contabilizações, relatórios, aprovações, etc.

Dicas

Para garantir que sua estrutura, depois de modificada, seja eficaz e eficiente, temos algumas dicas:

  1. Sempre crie um estrutura que atenda a todas as coligadas;
  2. Inative os centros de custos que não devem ser utilizados nas coligadas que não pertencem a ele;
  3. Trate sempre os centros de custos “pais” com o flag “Não permite lançamentos”;
  4. Crie uma fórmula visual que não permita que os centros de custos sejam incluídos ou alterados em qualquer coligada, apenas em uma específica e, a partir desta, sempre que houver cadastro ou alteração, replique para as demais coligadas cadastradas;
  5. Crie agrupamentos lógicos, para facilitar a emissão de relatórios e criação de regras;