Introdução

Um dos grandes interesses das empresas que utilizam ERP é possuir um sistema que lhes forneça relatórios com informações úteis.

Todos os ERPs de mercado possuem ferramentas de desenvolvimento de relatórios internas que permite aos profissionais de TI, ou, até mesmo usuários capacitados, a desenvolver e extrair informações da base de dados do ERP.

Quando sugerimos a utilização de uma ferramenta gratuita e de grande abrangência nas empresas, como o SQL Reporting Service, os donos de empresa e diretores sempre questionam o porque de não utilizar as ferramentas disponibilizadas pelas próprias empresas de ERP para desenvolver os relatórios que eles precisam e nossa resposta é sempre a mesma:

“Se você quer um sistema especialista em orçamento de obras, por exemplo, você irá encontrar ferramentas fantásticas no mercado voltadas para fazer esta função, melhor até que seu ERP, a diferença do seu ERP é que ele integra com as demais áreas valendo um ótimo custo benefício. Com relatórios é um pouco diferente, temos uma excelente ferramenta no mercado, com uma curva muito baixa de aprendizado, que emite relatório de QUALQUER base de dados da empresa e é GRATUITA, logo, por ser especialista em relatórios, esta ferramenta é muito superior à do seu ERP e vai te fornecer a capacidade de ver relatórios em interface web e, com o benefício de não consumir suas licenças de acesso.”

Ok, tenho que confessar, de todo o diálogo que apresentamos, a parte de “não consumir licença de uso do seu ERP” é a que chama mais atenção e a que costuma definir pelo uso do Reporting Service.

Em empresas de médio porte, com apenas 1-10 licenças, economizar licença para emissão de relatórios é uma ótima economia.

Mas afinal de contas o que é o SQL Reporting Service?

O SQL Reporting Service é uma ferramenta gratuita que vem com o banco de dados SQL Server (inclusive em sua versão gratuita) que permite que sejam criadores relatórios e publicados em uma interface web.

Tela inicial do Reporting Service

Nesta interface, podemos facilmente organizar os relatórios em pastas, separando por setor, por exemplo, o que facilita a organização dos relatórios.

É importante que a empresa tenha um sistema de domínio, desta maneira, ficará muito simples e fácil conceder acesso as pastas pelos grupos do domínio ou específicos para um determinado usuário.

Tela de atribuição de segurança nas pastas

Os usuários só enxergam as pastas que eles tem permissão, desta maneira você garante que nenhum setor veja relatório de outro, a não ser que seja explicitamente permitido.

Algumas vantagens do Reporting Service

O acesso por navegador é uma das melhores vantagens que vamos encontrar, é simples e, atualmente, todos tem familiaridade com este recurso.

Outra vantagem é a maneira que podemos montar os parâmetros, enquanto no ERP os parâmetros podem ser confusos, o Reporting facilita a vida do usuário com parâmetros bem amigáveis.

Parâmetros amigáveis

Exportação padrão para diversos formatos, ou seja, a TI pode criar um relatório qualquer e, por padrão, ele pode ser exportado em diversos formatos sem a necessidade de codificação para isto.

Exportações padrões do Reporting Service

Facilidade de manutenção por parte da TI que pode utilizar o Visual Studio (gratuito) ou ainda o Report Builder (do próprio Reporting) para editar os relatórios de maneira bem simples.

Dentre outras vantagens do Reporting, gostamos de destacar a possibilidade de geração automática de relatórios e envio dos mesmos por e-mail (PDF, XLS, etc) que podem ser feitas pela TI ou ainda pelo próprio usuário, que agenda as execuções para receber via e-mail, todos os dias, por exemplo, seu relatório de vendas do dia anterior.

SQL Reporting Service na base TOTVS RM

Convencidos da praticidade de utilizar o Reporting Service, vamos falar de alguns detalhes para que a utilização na base TOTVS RM seja satisfatória.

Primeiro item a ser observado é a versão do seu SQL Server para observar alguns detalhes de instalação:

Instalação

Antes de utilizar, atente alguns detalhes referentes a questão de versões do seu SQL Server, apesar do Reporting ser gratuito e vir em todas as versões, a versão gratuita merece um ponto de atenção.

O Reporting é instalado junto ao SQL Server, podendo ser adicionado à instalação a qualquer momento, nas versões antigas na tela de adicionar recursos e nas versões mais novas, baixados do site da Microsoft

Link para instalação do SQL 2017

Ao instalar o Reporting Service, ele pode ser direcionado a um servidor específico ou no mesmo servidor da base de dados TOTVS RM.

O item a ser observado é que, na versão gratuita, o Reporting se conecta APENAS com bases que estão na mesma instância, ou seja, seu servidor da base TOTVS RM deve ser o mesmo do Reporting Service. Neste caso NÃO ACONSELHAMOS que a TI redirecione o acesso pela internet (fora da empresa) para este servidor.

O motivo é simples, se alguma vulnerabilidade for descoberta, o acesso que o invasor terá o levará diretamente a sua base de dados podendo causar grande prejuízo a empresa.

Logo, nosso conselho para os que utilizam a versão gratuita é permitir somente o acesso via Intranet da empresa (na rede da empresa) e nenhum acesso externo.

Já para as demais versões, é interessante ter um servidor que possa receber esse acesso externo com maior segurança e, desta maneira, permitir que diretores e outras partes interessadas tenham um acesso pela internet aos relatórios.

Segurança

Na base TOTVS RM, os clientes não trocam ou desconhecem a necessidade de trocar a senha padrão da base e acabam por utilizar esta senha em todos os recursos internos e externos do sistema.

Logo, nossa primeira recomendação é: Não utilize a senha padrão para conectar o Reporting a sua base, esta senha é dona do banco de dados e, em mãos erradas, podem gerar muitos prejuízos. Crie uma senha SOMENTE de consulta para utilizar como conector a sua base de dados.

Além da senha da base de dados, utilize sempre um domínio para permitir os acessos as pastas e mantenha o mínimo de pessoas com a permissão de administradora do site do Reporting.

Capacitação

Capacite seus profissionais de TI para elaborar os relatórios desejados.

A Ethos possui um curso in-company para capacitação do setor de TI com carga horária de 32 horas para turmas de até 5 pessoas.

Neste curso nós conseguimos abordar todos os tipos de relatórios (listagens, gráficos, indicadores, etc.) voltados para a base do cliente e com diversos exemplos e atalhos para criar melhores relatórios com a ferramenta.

Lembre-se que a ferramenta se conecta a TODAS as bases de dados, sendo possível pegar dados de um sistema auxiliar e os dados da TOTVS e realizar um relatório que hoje, de dentro da base da TOTVS não é viável.

Entre em contato conosco.