Quem trabalha com alto volume de informação tem uma certeza na vida: sem uma boa estruturação de dados, achar qualquer informação pode ser mais difícil que encontrar agulha no palheiro. Toda empresa que depende de sistemas integrados para garantir fluxo de trabalho e geração de receita precisa se atentar para as boas práticas gerenciais e de TI.

Agora, imagine essa realidade dentro de um grupo empresarial que administra diversas incorporadoras ao mesmo tempo. Milhares de dados sendo gerados diariamente, confluindo em sistemas incapazes de se auto-organizar.

Pensou em caos? O Grupo ATR também. 

No dia 1o de outubro, a Ethos iniciou o processo de produção da revitalização do ERP TOTVS/RM para as incorporadoras do grupo, que tem sede em Lavras. Nossa primeira missão é, justamente, estruturar e organizar os dados do Grupo ATR, que estão distribuídos em várias bases de dados diferentes. 

Objetivos da estruturação de dados

Em um grupo tão grande quanto o ATR, precisamos pensar o projeto em etapas para garantir os resultados finais exatamente da forma com que foram pensados. 

Sendo assim, definimos quatro fases de trabalho dentro do sistema da incorporadora:

  1. Integração de todos os módulos do sistema em um processo único e conciso;
  2. Garantir o investimento da empresa na utilização completa do sistema que pagou para ter, deixando-o mais simples e intuitivo para todas as pessoas que o alimentam;
  3. Criação da plataforma de futuro, preparando os processos básicos para novas tecnologias e aprimoramento;
  4. Definições de segurança, para garantir que cada usuário tenha acesso e execute apenas o que lhe for devido.

Tais etapas foram definidas após análise do cenário atual da empresa. Dentre outras dificuldades da manipulação de dados, um dos obstáculos diagnosticados como mais urgentes pela equipe da Ethos foi a falta de padrão entre as empresas do grupo em suas operações e cadastros, resultando em equipes distintas para operar dentro das regras de cada uma das empresas.

Os dados estavam tão despadronizados que o sistema não permitia nenhum tipo de análise gerencial de todo o grupo. Em resumo, o Grupo ATR não aproveitava todo o potencial do sistema comprado. E, como os profissionais de TI sabem, sistemas não são, necessariamente, o investimento mais barato do mundo…

De olho nisso, a Ethos fundamentou o projeto para unificar as bases de dados, integrar ao atual sistema um processo de vendas completo, incluindo uma gestão de carteira mais eficiente, além de um processo de cobrança mais simples.

Para tanto, foram padronizados e importados os cadastros de mais de 13 mil vendas de lotes, além da geração de 450 mil lançamentos financeiros. Refizemos mais de 360 mil baixas seguindo o novo padrão de cadastros, permitindo, então, a emissão de relatórios gerenciais consolidados.  

Também vamos atuar na instrumentalização dos relatórios, fazendo com que eles possam ser acessados pelos gestores responsáveis sem as dificuldades que o atual sistema apresenta. 

Resultado esperado

Vamos entregar ao Grupo ATR, ao fim do projeto, um sistema intuitivo e completo, organizado o suficiente para que qualquer pessoa que precise alimentá-lo consiga fazer isso de forma prática, rápida e efetiva.

Para isso, vamos implementar na atual metodologia de armazenamento de informações da empresa as seguintes funcionalidades:

  • cadastramento de produtos e serviços;
  • gerenciamento de contratos (medições, saldos, etc);
  • integração contábil;
  • integração financeira;
  • integração fiscal;
  • aprovação eletrônica;
  • relatórios para tomada de decisão;

Em outras palavras, vamos entregar, até o final de outubro, toda a base de dados do Grupo ATR reestruturada e pronta para utilização de todas as incorporadoras. 

De forma geral, o resultado dessa implementação é maior assertividade nas decisões gerenciais, dados mais organizados e segurança dessas informações – que são estratégicas para o crescimento da empresa.

Com a palavra, o Grupo ATR

O que o cliente acha disso? Nosso projeto já está rodando e o gestor financeiro do Grupo ATR, Mauricio Freitas, tem algo a dizer sobre isso:

“A Ethos foi, desde o primeiro momento, muito segura em nos passar uma solução para a situação da empresa. Aliado ao comprometimento da equipe, vimos resultados que muito nos agradam. Essa é, definitivamente, uma parceria que vai render bons frutos”. 

Conclusão

Tirar uma empresa do caos e levá-la ao “case” é um processo longo, mas proveitoso para a empresa. Aliás, uma das vantagens de reestruturar a base de dados em alguns meses é, justamente, alinhá-la ao tempo de adaptação dos usuários.

Se a manipulação das informações em um sistema for mais fácil, mais a empresa pode vender, acompanhar suas compras e melhorar sua receita. 

Concluindo, a reestruturação da base de dados não é, apenas, uma “melhoria do sistema”, mas uma oportunidade de evolução da empresa, como um todo.

Sempre que tivermos concluído uma etapa desse projeto, voltaremos a esse texto para complementá-lo. Siga a Ethos nas redes sociais para ficar a par desse e de outros projetos que desenvolvemos através da consultoria especializada em tecnologia da informação.