Gerenciar a cadeia de suprimentos da empresa pode ser um desafio, principalmente quando o volume de transações dessa área é alto. Quanto maiores as necessidades de compras dos setores internos, maior é a responsabilidade pela organização dos dados provenientes dessa atividade.

Foi pensando nisso que a Aurizona, do grupo Equinox Gold, procurou a Ethos. O objetivo era otimizar os dashboards do setor de suprimentos a partir da construção de um sistema em Business Intelligence que pudesse tornar o processo mais simples e intuitivo.

Para isso, criamos um dashboard novo para a empresa, a partir da ferramenta PowerBI, da Microsoft. Essa escolha traz várias vantagens, como versão paga mais barata do mercado e acesso ultrarrápido por dispositivos móveis.

Etapas de construção do BI

A Ethos é parceira da Microsoft no Brasil e, por isso, a escolha pelo PowerBI foi orgânica. Fizemos a construção desse sistema a partir do entendimento do cenário, levantamento das informações e tratamento de dados.

A partir daí, montamos as visualizações e fizemos o agendamento das atualizações do BI na nuvem. Também realizamos uma documentação detalhada do funcionamento e da estrutura de dashboards montada.  

Durante o processo, realizamos algumas customizações para facilitar as classificações dos dados, armazenados em um sistema TOTVS/RM. Assim, a empresa não necessitaria da consultoria para eventuais manutenções no BI. 

A meta é, sempre que possível, deixar todas as funcionalidades nas mãos dos administradores, com interferência mínima ou nula de consultores externos.

Ter uma equipe especialista na base TOTVS/RM facilitou o processo de entendimento, extração e tratamento de dados da Aurizona. Dessa forma, o que geralmente é a parte mais cara de construção do BI teve, para o cliente final, custo bastante reduzido. 

Como organizar dados de uma multinacional

Quando o volume de dados de uma empresa é alto, tratá-los com cautela e organização é imprescindível. Afinal, se as informações se perderem ou ficarem desatualizadas, a empresa pode ter prejuízos financeiros e/ou estratégicos.

Os dashboards criados pela Ethos foram pensados para que a apresentação das informações para a diretoria se torne mais rápida, prática e compreensível. Através desse recurso, as reuniões, presenciais ou remotas, ganham uma dinâmica simplificada, ágil e diretas ao ponto.

Todos ganham.

Nosso dashboard para a Aurizona traz indicadores que tratam o setor de suprimentos a partir da relação de tipos de compras e valores. Incluímos uma aba de resumo para que os responsáveis consigam ter uma visão geral de cada etapa do processo.

Nele estão contemplados:

– os dados de regularização, para compras feitas fora do que a empresa considera o processo normal;

– dados para as compras emergenciais, que fogem dos critérios-padrão por serem urgentes;

– os dados de compras delegadas, que os setores realizam dentro de um padrão pré-estabelecido, mas que não são feitas pelo setor de suprimentos;

– ordens de contrato – que tem alta representatividade no negócio.

Além disso, os dashboards da Ethos também organizam a visão dos maiores fornecedores, a partir de valores, quantidades e tipos de compra. Em complemento, os dados que indicam compras fora do processo e empresas externas mais acionadas também são contemplados. 

Um dos objetivos dessa funcionalidade é entender como a empresa se relaciona com os fornecedores, para evitar fraudes e prejuízos. 

O sistema também contempla a visão por compradores, para que os diretores saibam o que cada comprador tem feito, sua produtividade e o impacto de suas decisões dentro do seu setor, e indicadores mais genéricos, capazes de indicar ordens de compra futuras, entregues, pendentes, as médias de requisições e o intervalo entre elas.

Resultado esperado

Ao finalizar o dashboard da Aurizona e entregar o projeto, a Ethos Consultores desenvolveu um sistema organizado de dados que indicam todos os detalhes das compras que passam pelo setor de suprimentos. Para a empresa, a grande vantagem é ter uma noção do percentual desse setor nos impactos gerados pela companhia.

Agora, a Aurizona pode usar os dados sua base TOTVS/RM em todo seu potencial, gerando um BI de forma prática, intuitiva, e na nuvem. Portanto, onde quer que os responsáveis estejam, se houver internet, eles poderão acompanhar os indicadores de suprimentos – e manter em alta o resultado dos investimentos em comprs.