Introdução

Uma das maiores reclamações do sistema TOTVS RM em comparação aos concorrentes internacionais (SAP/Oracle) é a falta de consistência nos processos de contabilização.

Realmente a alta flexibilidade do sistema da TOTVS em criar regras contábeis de diversas maneiras acaba por gerar uma fábrica de soluções, cada uma diferente da outra, dependendo do consultor de implantação.

Se você possui problemas de contabilização, direcionamentos incorretos de contas contábeis, etc. você não está sozinho, muitos dos projetos da Ethos são iniciados pela padronização no processo de contabilização das empresas.

Mesmo com a grande gama de possibilidades de contabilização do sistema, vamos focar na entrada de NF e como criar uma regra concisa, a partir do exemplo, ficará claro como devem ser amarradas as entradas de NF e as baixas do financeiro para evitar problemas contábeis.

Como funciona a estrutura do TOTVS/RM para contabilização?

Bom, se você é uma analista de implantação e está lendo este artigo, você provavelmente já conhece este processo, agora, se você é o gestor ou alguém interessado, continue nesta seção.

A contabilização do TOTVS/RM foi construída com base em entidades chamadas de “Eventos Contábeis”, na qual cada módulo tem os seus próprios eventos. Dentro destes eventos podemos definir as regras de contabilização, por exemplo, para uma NF de entrada de Material de Uso e Consumo e, no financeiro, criarmos um evento para a baixa desta NF.

E como parametrizar o evento> Bom, cada módulo tem suas opções, mas de maneira genérica, temos a capa do evento, aonde atribuiremos o seu nome e definiremos regras simples, como a aplicação do campo de centro de custo nas partidas contábeis de Crédito / Débito / Ambos e, o mais importante, se o evento será parametrizado por Fórmula ou por Percentual.

A diferença desta etapa é crucial, pense em percentual para eventos que podemos pegar, por exemplo, o valor da NF e falar que 100% do valor vai para a conta X e 5% para a conta Y. Na verdade, a maioria dos eventos será baseado em fórmulas, mas o percentual não deixa de ser útil em muitas ocasiões.

A segunda parte da construção de um evento, depende dos itens do evento, temos eles para as partidas de débito e para as partidas de crédito. Devemos criar um item para cada coisa que desejamos contabilizar, por exemplo, o valor bruto da NF irá para a conta X, o valor do IR retido para a conta Y e por aí vai.

Cada item de evento pode buscar a conta de contabilização de 2 maneiras, uma é informando manualmente a conta, ou seja, o usuário irá digitar o número da conta na qual aquele item de evento será contabilizado OU o usuário poderá usar uma “Tabela Default”. A tabela default é um cadastro que pode estar vinculado a N tabelas do sistema (cada módulo tem a sua) e aonde digitamos a conta contábil daquela entidade. Complicou? Vamos ao exemplo.

Em uma baixa financeira, temos diversas contas bancárias, ao baixar da conta do banco A, gostaríamos de contabilizar na conta contábil do banco A, se formos baixar do banco B, a conta contábil deveria ser do banco B. Para automatizar esta regra, sempre utilizamos o default contábil da conta caixa. Desta maneira, ao baixar, o evento buscará a conta contábil da conta caixa que está sendo baixada.

Item de evento especificando conta de default contábil

No cadastro das contas caixas e, em diversas entidades, temos este cadastro disponível, é só buscarmos pela opção de “Defaults” e realizar o cadastro. Ele pode ser feito tanto em crédito como débito, essa parte serve apenas para organizar as contas, perceba, na imagem acima, que estamos lançando uma partida de Crédito, mas obtendo a conta da entidade “Conta/Caixa”, do default de “Débito”, o que manda é aonde o evento manda contabilizar e não aonde o default foi cadastrado.

Cadastro de default contábil

Basicamente, o evento é o esqueleto de sua contabilização, ele deve conter TODAS as situações de contabilização.

Ok, mas então aonde associo o evento a rotina que estou executando para contabilizar? Bom, depende, no caso dos movimentos do Gestão de Estoque, Compras e Faturamento (Nucleus) você faz isto diretamente nos parâmetros, já no financeiro você depende de uma tabela que seja seu direcionador contábil.

Nos parâmetros o consultor define se esta tabela será uma tabela de classificação ou a tabela de tipo de documento (recomendado), e, todo lançamento terá essa classificação obrigatória e, no momento da baixa ou da inclusão do título (a situação que for definida), esta tabela indicará ao sistema qual evento utilizar.

A maioria das implantações antigas de TOTVS estão baseadas na Tabela de Classificação 1 do Financeiro, que podem ter seu nome customizado, mas sempre se chamam algo como Classificação Financeira / Natureza Financeira/ etc e costumam ser a causa dos maiores problemas de contabilização da empresa.

Exemplo de definição de evento na tabela de classificação

Bom, sabendo como os eventos funcionam e como são direcionados, vamos a parte de como é feita a contabilização.

Aonde ocorrem os problemas?

Muitos clientes utilizam um evento contábil para cada movimento, tratando diversas regras nestes eventos fixos.

O maior problema desta dinâmica é não utilizar a mesma conta contabilizada na entrada para a baixa financeira.

Vamos a um exemplo para que fique claro:

Imagine um movimento de entrada de NF de Uso e Consumo. Este movimento recebe diversas NFs e possui diversas características de contabilização, existem contas diversas para diversos materiais.

Conforme explicado, e na nossa humilde opinião, o TOTVS/RM, deveria nascer com as contabilizações de entrada e baixa já amarradas, o que não ocorre. A entrada de uma NF é definida pelo evento vinculado aos parâmetros do movimento, já sua baixa, pode estar vinculada a uma tabela de classificação que, inúmeras vezes, é aberta para o usuário escolher. Nestes casos, o usuário pode escolher uma entrada que direcionará para um evento incorreto e isto acarretará em diversos erros de conciliação de contas.

Neste exemplo simples da NF de Uso e Consumo, normalmente a inclusão é em uma conta do material de uso e consumo contra a conta de fornecedores, na entrada da NF, na baixa, deveria ser fornecedores contra banco. Agora imagine que o usuário, na seleção da tabela de classificação escolhe uma classificação que dê baixa em outra conta, diferente de fornecedor contra o banco. Não existirá erro de débito x crédito, o sistema a contabilizará, mas a escolha incorreta do usuário levou a baixa incorreta.

Uma dica de ouro é utilizar como default contábil uma tabela que exista no módulo de Compras, Estoque e Faturamento e também no financeiro. Neste caso é sugerido utilizar a tabela de Natureza Financeira Orçamentária. Ou seja, tentar dar um by-pass nesta apertura que o sistema nos dá e que, eventualmente nos gerará mais erros.

Como solucionar e fazer uma contabilização consistente?

O primeiro passo é rever todas as contabilizações e amarrações, desde os módulos de entrada/saída de NF, financeiro (baixas, extrato, aplicações), a parte de folha e identificar aonde estão os ajustes manuais e/ou inconsistências geradas.

Após esta revisão, definir as tabelas básicas de contabilização, aonde serão indicados os defaults e QUEM será o responsável pelos defaults da empresa, quem irá auxiliar nos erros de contabilização, neste caso, não é a TI.

A documentação da contabilização da empresa deve ser clara para todos envolvidos nos processos que as envolvem, ninguém deve ter permissão de editar uma contabilização de maneira manual, todos os ajustes devem ser feitos na origem, ou seja, no evento, caso contrário sua contabilidade nunca fechará.

Por fim, crie um indicador de lançamentos manuais na contabilidade, isto te dará uma noção exata do que pode estar errado na sua parametrização contábil.

Caso necessite de ajuda especializada, entre em contato conosco: contato@ethosconsultores.com.br.